Как подсчитать время, которое мы тратим на работу

Эта тема фигурирует в десятом уроке курса обучения и связана с оптимизацией расходов. В десятом уроке мы среди других упражнений в том числе считаем, сколько времени мы затрачиваем на работу, а дальше делим прибыль от источника дохода на время, которое затрачиваем на этой работе, и таким образом видим, сколько мы реально зарабатываем в час. То есть: выясняем, ради какой суммы денег мы кладём на алтарь работы (даже любимой и драгоценной) один час нашей не менее драгоценной жизни.

 

Как это время подсчитать?

 

В зависимости от рода занятости, сделать это можно по-разному.

 

 

1. Работа по найму

 

 

Когда я работала по найму, подсчитать рабочее время было просто. Время, отданное работе, складывалось из:

  • дорога до места работы и обратно

  • продолжительность рабочего дня (если я задерживалась на работе после официального окончания рабочего дня, то это время увеличивалось)

  • продолжительность обеденного перерыва (я засчитывала это время как рабочее, т.к. проводила его с коллегами, ну или как минимум в течение этого времени не занималась личными задачами)

  • прочее время, проведённое с коллегами (официальные и неофициальные посиделки с коллегами), т.к. если бы я не работала в той компании, этих затрат времени у меня бы не было

  • переработки, когда я занималась рабочими задачами ещё и дома

  • время, затраченное на покупку вещей, которые не стала бы покупать, если бы не работала в конкретном месте

Для подсчёта части из этих затрат времени не нужно было выставлять таймер, потому что время дороги до места работы и обратно изо дня в день было одним и тем же, продолжительность рабочего дня была также фиксированная. Если я задерживалась на работе, то достаточно было только отметить время ухода с работы. То есть нужно было только периодически дополнительно учесть переменные затраты времени на переработки из дома и затраты времени на встречи типа тимбилдингов и т.п. сплачивающих коллектив мероприятий. 

 

Когда я пригляделась к структуре времени, отданному решению рабочих задач, я ввела для себя ряд правил.

Правило 1: не обсуждать рабочие вопросы во внерабочее время. 

Знаю людей, которые в доступе для решения рабочих вопросов 24 часа в сутки. Если такому человеку позвонить в 10 вечера с вопросом по работе, он не просто ответит, но и подробно расскажет или прямо тут же что-то сделает. Вижу проблему не только в том, что засекать и записывать в рабочее время каждый такой звонок - сложно (это ж какая "мышиная возня"), но имхо есть проблема посерьёзнее: если мозг не отключается от работы 24 часа в сутки, то когда он отдыхает? А разгружать мозг необходимо, потому что уставший мозг не эффективен.

Правило 2: стараться не брать работу домой,

а в случае необходимости задерживаться в офисе. 

Когда я проанализировала причины, по которым перерабатываю, то оказалось, что это было не потому, что я медленно работаю, а потому что рабочих задач было столько, что в отведённый рабочий день их было не уместить. Как есть предел вещей, которые могут влезть в чемодан, так же и с рабочим временем. Когда я что-то делала дома, мой руководитель этого не видел и об этом не знал. Поэтому всю свою работу я решила сделать видимой, чтобы руководитель не добавлял новых задач туда, куда уже и так с трудом влезает. 

Правило 3: процессы, относящиеся к работе, соединять последовательно.

Это правило помогло мне учитывать время, которое тратится на то, что связано с работой, но не относится непосредственно к рабочему времени. 

 

Например: я поддерживала дресскод и периодически мне нужно было покупать одежду или обувь, которые я кроме офиса особо никуда не носила. Учитывать отдельно такие походы в магазины мне было неудобно, поэтому я начала планировать покупку этих вещей на "сразу после работы". В этом случае для того, чтобы узнать, сколько я сегодня потратила времени на работу, мне достаточно было обратить внимание на то, во сколько я вышла из дома на работу и во сколько зашла обратно домой. И в эти затраты времени были включены уже сразу и дорога, и рабочий день, и обеденный перерыв, и даже покупка "спецодежды".

 

Другой пример: события вроде "пойти куда-нибудь с отделом" часто тоже происходят после работы, когда после 18.00 все идут куда-нибудь ужинать или пить пиво (традиции могут быть разные :) ). В этом случае мне тоже достаточно было посмотреть, во сколько я вышла из дома и во сколько я в итоге пришла домой. И, к примеру, получалось "ага, сегодня моё рабочее время длилось с восьми утра до десяти вечера". Тут ещё есть важный момент, который как раз показывает, что к подсчёту времени, отданному работе, каждый относится индивидуально. Те встречи с коллегами, которые из разряда "идти не хочется, но отказаться неприлично" я добавляла в рабочее время. А если мы с кем-то из коллег договаривались покататься на великах, то это я уже в рабочее время не записывала, потому что это была не "обязаловка", а то, что я и сама по себе сделала бы. 

 

Временем можно и нужно управлять так же, как можно и нужно управлять деньгами. Поэтому оп-ти-ми-зи-руй-те! Практика на подсчёт времени, отданного работе, хороша уже тем, что заставляет пристальнее вглядеться в структуру ваших затрат времени. А когда вы увидите, как у вас на данный момент выстроены процессы, связанные с работой, и как вы сейчас распоряжаетесь временем, вы уже сможете увидеть, и как это можно улучшить. 

 

 

2. Свой бизнес

 

 

В случае собственного бизнеса затраты времени, отданного работе, подсчитываются просто, если у вас есть офис или другое место вне дома, куда вы уезжаете работать. В этом случае можно использовать тот же способ учёта рабочего времени, что и при работе по найму: засекайте, во сколько вы вышли из дома на работу и во сколько вернулись. А для того, чтобы было проще это сделать, соединяйте процессы, связанные с работой (все процессы, вплоть до деловых встреч в ресторанах), в последовательные цепочки (см.выше). 

 

Сложнее, если это фриланс или работа из дома. И, кстати, сейчас можно работать из дома не только если работаешь на себя, но и в случае работы по найму.

 

Для того, чтобы проще было учитывать временные затраты, когда вы работаете дома и поэтому у вас всё перемешано - рабочее и личное, прежде всего решите для себя, кто главный? 

Работа управляет вами или вы управляете своей работой? 

Ситуация, когда человек находится в подчинённом положении по отношению к своей работе, выглядит так: человек не предпринимает действий для структурирования и управления своим рабочим временем, бросается выполнять рабочие задачи как только они возникли, всё остальное  распихивает куда придётся, причём для многих задач, связанных с жизненными целями, времени уже часто не остаётся. 

 

И, простите, такое поведение нелогично.

 

Давайте вспомним математику и такую штуку, как "множества". Если посмотреть на человека через эту призму, то есть множество под названием "жизнь", и есть множество "работа". Второе включено в первое:

 

 

 

 

Вне зависимости от того, что мы будем рассматривать, работа всегда остаётся подмножеством жизни:

  • время, затраченное на работу, входит в общее время жизни и является его частью

  • удовольствие, полученное от работы, меньше, чем всё удовольствие, полученное человеком в процессе жизни

  • количество рабочих задач меньше, чем общее количество задач, которое человек решает за всю свою жизнь

  • количество денег, полученных от работы, меньше, чем количество денег, полученных из всех возможных источников доходов, а количество денег, потраченных на содержание работы, меньше общего количества денег, которые человек тратит в жизни

  • и так далее

С какого ракурса ни посмотри - то, что связано с работой, это всего лишь часть жизни. И ну-не-мо-жет часть быть важнее, чем целое. Ваша работа находится в подчинённом положении по отношению к вашей жизни, а не наоборот. Это закон.

 

Поэтому первое, что предлагаю сделать - отвести работе определённое место в вашей жизни (загнать её как тигра на тумбу :) ), установить для работы временнЫе рамки и не позволять ей за эти рамки расползаться. 

При управлении временем применимы те же принципы,

что и при управлении деньгами.

У вас есть общее количество времени в сутки, в месяц, в год и т.д. Это ваш бюджет времени. Дальше вам нужно этот бюджет времени распределить. Решите для себя, какое максимальное количество времени в день вы хотите посвящать работе и сделайте этот выбор с учётом того, что помимо работы у вас есть и другие важные для вас сферы жизни (семья, здоровье, личностное развитие, увлечения и хобби и др), а кроме этого не забудьте оставить достаточно времени на сон. После того, как вы решили, что в день вы будете посвящать работе N часов, придерживайтесь этих границ. 

 

То есть всё то же самое, как когда мы управляем деньгами, и когда после того, как определили максимум ежемесячных расходов допустим на продукты питания, потом стараемся не выходить из этого лимита. На самом деле управлять временем даже проще, чем управлять деньгами, потому что время это тот ресурс, который нельзя получить. В отличие от денег время нельзя заработать и потому не получится увеличить его общее количество, время нельзя накопить или взять в кредит. Время можно только потратить более или менее эффективно. 

 

И понятно, что при таком подходе вообще не возникает проблем при учёте рабочего времени, потому что всё можно сделать очень просто: выставить себе таймер на решение рабочих задач, и начать работать. Когда таймер через запланированные N часов прозвенит, перестать работать до следующего дня. Количество затрат времени на работу у вас при таком подходе изо дня в день остаётся постоянным. 

 

В зависимости от сферы деятельности можно разделить общее дневное рабочее время на отдельные интервалы, в течение каждого интервала вы занимаетесь отдельными видами задач. Почему это удобно: например, у меня в связи с текущим бизнес-проектом по обучению управлением бюджетом есть разные задачи. И когда я создаю контент (пишу или дорабатываю тексты уроков, статьи для блога и т.п.), я погружаюсь в этот процесс, электронная почта и сообщения меня отвлекают. Поэтому проверка почты и ответы на вопросы/комментарии участников я вынесла в отдельный рабочий интервал, и вот тогда я уже полностью фокусируюсь только на работе с людьми, обучающимися на курсе. И вы тоже можете рассортировать свою работу по типам задач, выделив для них отдельные лимиты в рамках общего лимита вашего рабочего времени. 

 

Какие при бюджетировании рабочего времени могут возникнуть проблемы.

 

Проблема 1: у вас осталось свободное время.

 

Например, если человек работает в сфере оказания услуг, то у него в один день клиентов может быть больше, в другой день меньше. В день, когда клиентов нет, у него возникает простой. Или ещё проще: по плану вы отвели работе восемь часов в день, а всё сделали за шесть, два часа осталось. Для того, чтобы знать, чем себя в этом случае занять, заранее составляйте списки того, что вам нужно сделать на перспективу, какие рабочие задачи решить. А ещё на тот случай, когда в течение дня вдруг оказалось занятым не всё запланированное рабочее время, очень выручает заранее составленный список книг.

 

Сформируйте список книг, полезных для вашего профессионального развития, и когда часть рабочего времени остаётся неиспользованной, не тратьте его зря, а читайте. Чтение проф.литературы, а также прохождение курсов или другого обучения с целью повышения квалификации, на мой взгляд, стоит сразу включать в план рабочего времени, потому что повышение квалификации напрямую влияет на рост доходов. Если же у вас и с учётом запланированного чтения проф.литературы в какой-то день всё равно осталось рабочее время - ну и что? Почитайте ещё! :) 

 

Проблема 2: вы вышли за рамки отведённого рабочего времени

 

Тут первым делом нужно посмотреть, а это вам в тягость или доставило удовольствие? У меня бывают дни, когда так увлекаюсь, что работаю и после окончания отведённого рабочего времени, причём это приносит удовольствие. Я себе такое разрешаю, если превышение рабочего времени не вредит другим важным для меня сферам жизни. Если в этот день у меня нет задач, связанных например со здоровьем или с воспитанием ребёнка, и я могу себе позволить поработать больше, то почему нет?

 

Если же такое заступание за рамки вам удовольствия не приносит, то нужно подумать, почему вы не укладываетесь в тот лимит времени, который сами себе отвели для работы:

  • взвалили на себя больше работы, чем можете унести?

  • не умеете или боитесь делегировать?

  • склонны к излишнему перфекционизму?

  • в  целом по жизни не умеете вовремя останавливаться?

  • что-то другое?

В зависимости от того, какова причина, могут быть разные варианты решения.

Кроме этого бывают периоды, когда работы много ну просто по умолчанию. Например, те, кто запускал бизнес, знают, что в период запуска приходится пахать по двенадцать часов в день без выходных. Тут нужно просто сделать сознательный выбор и самому себе сказать: на такой-то период я частично отказываюсь от других сфер жизни в пользу работы. Например, вы решаете, что в период запуска бизнеса будете меньше времени проводить с семьёй (семью только не забудьте об этом заранее предупредить ;) ). И важно помнить: период запуска бизнеса конечен. Когда бизнес уже вышел из стадии "стартап", сокращайте рабочее время, иначе в долгосрочной перспективе будет а-та-та дисбаланс. 

 

Общая рекомендация:

 

Если после того, как вы, посмотрев на свою жизнь как на то, что состоит из многих важных сфер, определили, какое количество времени в день вы готовы посвящать работе, а потом в этих рамках не удерживаетесь, то это 100% сигнал для оптимизации времени.

 

Как мы оптимизируем расход денег, так же можно оптимизировать и расход времени. Суть та же. При оптимизации финансовых расходов мы стараемся получать то же самое за меньшие деньги. А при оптимизации затрат времени задача делать что-то за меньшее время. При таком подходе за один и тот же интервал времени, отведённый работе, вы сможете делать больше. Или же сможете сократить то количество времени, которое вы в день тратите на работу, и отдавать больше времени другим важным для вас сферам жизни.

 

Помимо оптимизации с целью сокращения времени на выполнение задач также полезно делегирование или вынос части задач на аутсорс. 

 

Ловушка, в которую часто попадают:

 

Ситуация, когда для того, чтобы увеличить доходы, увеличивают количество рабочего времени. Не ходите по этому пути. Потому что ну на сколько вы сможете увеличить своё рабочее время в день? На два часа? Три? В долгосрочной перспективе вам это большой финансовой выгоды не принесёт, а проблем (как минимум - со здоровьем) огребёте. 

 

Вместо этого сконцентрируйтесь на том, чтобы увеличивать свой часовой заработок. Подсчёт реального заработка за час работы, который является одним из заданий к десятому уроку нашего курса обучения, полезен не только для помощи в оптимизации расходов. Намного более этот подсчёт полезен для того, чтобы определить свою стартовую точку. То, сколько вы сейчас зарабатываете в час, это ваш показатель чистой прибыли за час работы на данный момент. Когда вы хотите увеличить доходы, то увеличивать вам нужно именно этот показатель. И раз вы знаете, что было на старте, у вас будет возможность сравнить.

 

Также знание о том, какова чистая прибыль от источника доходов на каждый час вложенного в него времени, полезно для того, чтобы оценить свои источники активных доходов. Ибо не все источники доходов одинаково полезны. :) Если у вас несколько источников активных доходов вы можете увидеть, что от какого-то источника доходов выгодно отказаться, а освободившееся время вложить в поддержку и развитие другого источника доходов.

 

 

3. Подсчёт времени, отданного хобби, которое приносит доход

 

 

Этот подсчёт времени пригодится для того, чтобы, во-первых, оценить: а хобби вообще прибыльное или убыточное? Во-вторых, чтобы подумать на перспективу: есть ли возможность превратить хобби в бизнес и стоит ли это делать. 

 

Проблемы с подсчётом времени, которое человек отдаёт какому-то увлечению, начинаются в том случае, если процессы "размазаны" в течение дня. То есть если с помощью хобби затыкаются дырки между другими делами, которые человеку нужно сделать. Поэтому вместо того, чтобы бороться со следствием и думать, как подсчитать кучу мелких отрезков времени, считаю более рациональным "бить по причине". 

 

Воспользуйтесь тем же подходом бюджетирования своего времени, который описала выше и запланируйте своё хобби заранее. Посмотрите на это ещё с такой позиции: раз какое-то занятие приносит вам удовольствие (и предполагаю, что много удовольствия), то неужели оно не достойно того, чтобы отнестись к нему с уважением? Если вы сейчас отдаёте своему увлечению какие-то обрывки времени, то попробуйте поступить по-другому и запланируйте время на хобби, включите его в свой бюджет времени.

 

В заключение напомню формулу для подсчёта чистого заработка за час работы:

 

 

 

 

Про то, что когда мы получаем деньги из какого-то источника, мы часто ещё и несём расходы на поддержание этого источника доходов, написано в девятом уроке курса обучения, где мы корректно определяем свои статьи доходов и расходов.

Please reload

ИП Кузеева Валерия Валерьевна,

ИНН 860212526035 ОГРНИП 316774600317121